A kezdő lépések

Amikor egy ügyfél megkeres azzal, hogy szervezz neki egy rendezvényt, az első kérdése a legtöbb esetben az lesz, hogy milyen áron tudod lebonyolítani. Ekkor kell nagyon körültekintőnek lenned, hiszen itt részletesen fel kell tudnod mérni az igényeket, még mielőtt akár egy hozzávetőleges árat is mondanál.

Az első beszélgetés során a helyszínen és a létszámon felül járjatok körül olyan témákat, mint a célközönség, az esemény célja, a programok és azok technikai megvalósítása vagy az ételek és az elérni kívánt hangulat kérdései.

Miután pontosan felmérted az ügyfél igényeit, vázold fel papírra nagyvonalakban az ajánlat előkészítéséhez, és ezt ismertesd a megrendelővel is. Ezután pedig jöhet az előzetes ajánlat elkészítése. 

A szervezés

Az ajánlat jóváhagyásával beindul a gépezet. Itt lesz a legtöbb teendőd, és arra is számíthatsz, hogy egy nagyobb rendezvény esetében akár több hónapot is igénybe vehet az előkészítési fázis.

Vezess listát a feladatokról, nézd meg a helyszínt személyesen is, mert csak így derülhet fény a részletekre. Például, hogy van-e használható WI-FI kapcsolat, vagy hogy akadálymentesített-e az épület. Az időjárásra ugyan nincs befolyásod, ám érdemes felkészülni egy B tervvel is.

Ebben a fázisban egyeztetsz a szolgáltatókkal is. Előadókkal, zenekarokkal kell tárgyalni, a cateringet végző céggel kell egyeztetni.

Miután mindez megvan, a technikáról (hang-, világítás-, színpad- és vizuáltechnika). De nemzetközi rendezvény esetén a tolmácsolás szervezését vagy az eligazító feliratok többnyelvűségét is össze kell fogni. És persze oly módon, hogy az mindenben passzoljon az ügyfél arculatához.

A szervezés közben lebegjen mindig a szemed előtt a résztvevők biztonsága. A biztonsági személyzet biztosításán felül ide tartozik a tűzbiztonság, a menekülési útvonalak kijelölése és az esetleges orvosi készenlét megszervezése is.

A lebonyolítás és az utánkövetés

Még a rendezvény élesítése előtt fontos tisztázni a megrendelővel azt is, hogy mely feladatokat fogod átvállalni tőle. Ha nem céges rendezvénnyel bíztak meg, akkor határozzátok meg, hogy ki felel majd az esemény reklámozásáért.

Beszéljétek át újra a részleteket, és érdemes egy főpróbát is tartani.

A rendezvény során gyűjtsd az ügyfeledtől és a résztvevőktől is a véleményeiket, a jövőben ezek hasznosak lehetnek. A rendezvény végeztével pedig a köszönőlevelek kiküldésén és a visszajelzések összesítésén van a sor.

Az utánkövetést minden alkalommal végezd el, hiszen ezek által (is) lesz belőled egyre tapasztaltabb rendezvényszervező.