Nagy a vita a cégvezetők között, hogy mennyire preferálják a távmunkát, hogyan szabályozzák ezt az egészet. Nyilván tehetség kérdése is a dolog, mert a technika ma már nem szabhat határt, hiszen bárkit, bárhol és bármikor el lehet érni, mert a 21. században már nem csak a telefon okos, hanem a mosópor is.

Abban mindenképp egyet érthetünk, hogy az alacsony bizalomra épülő, kötött munkaidős helyek egy idő után kikészítik az embert, főleg, ha egy nem túl szép helyre kell bejárni, egyhangú fehér falak közé például. A PWC 2013-ban készített egy tanulmányt, ami azt mutatja, hogy a fiatalok 64 százaléka szeret otthonról dolgozni, de még őket is rá lehet venni a bejárásra és komolyabb csapatmunkára.

Legyél trendi és mindenki be fog menni

A lényeg, hogy az iroda dizájnja legyen szebb és jobb, mint az otthonunké. Mivel az otthon mindenkinek mást jelent, ezért minden alkalmazottat meg kell kérdezni, hogy mire vágyik, milyen körülmények közt érzik jól maguk és ezekhez jó kompromisszum lehet, ha a dolgozók nagy része egyet ért a fejlesztések többségével. Amint ez megvan, indulhat a tervezés, ami csapatépítésnek sem utolsó, sokkal jobb, ha vannak folyamatos visszajelzéseink is.

Most pedig következzenek azok a lépések, amik elengedhetetlenek ahhoz, hogy felfrissítsük az irodát, ezzel is növelve a termelékenységet, fokozva a kreativitást és az együttműködést, szóval minden, amitől az irodában jobb lesz, mint otthon.

Személyre szabott dizájn

A legtöbb vállalat belecsúszik a dinamikus klisékbe és vesznek egy ping-pong asztalt meg egy tucat babzsák fotelt és ezeket elhintik a még üresen álló terekben. Bármennyire is fura, de a cég alkalmazottai egy kis életközösséget alkotnak, aminek megvannak a szokásai, amikre figyelni kell. Szóval, minek a 12 babzsák fotel, ha csak egy ember szeret ezeken ülni?

Az ilyen amatőr hibákat elkerülendő, inkább nézzük meg, hogy mi az emberek napi rutinja, például, ha félpercenként ölik egymást a kávéfőzőre várva, akkor lehet, hogy érdemesebb még egy masinát beszerezni. Nézni kell azt is, hogy ki hogyan szeret dolgozni, ki szereti a meleget és ki az, aki inkább a hűvösebb hőmérsékleti viszonyokat kedveli, mert előbbit a fűtőtest környékére kell ültetni, míg a másiknak a hűtőszekrényben lehet munkaállomást kialakítani. Fontos az is, hogy ne zsúfoljuk túl a rendelkezésre álló teret különböző tárgyakkal, inkább engedjünk az immateriális kultúrának.

Az iroda stílusa mindig tükrözze a szervezet egyéniségét és a márkát, a többit meg úgyis behozzák az alkalmazottak, mert mindenkinek megvan a kedvenc bögréje és egyéb tárgyai, kabalái, amikre szüksége van a nap során.

Generációs szakadékok egy légtérben

Régen ragaszkodtak az egységességhez, ami a mai vállalati kultúrához kissé életidegen. Igenis lehetőséget kell adni a választásra és rugalmasnak kell lenni. Ma már nem ritka, hogy egy helyen 3-4 különböző generáció dolgozik együtt, és a kortól függően azért már járnak kiváltságok és előjogok is. Ez viszont nem jelenti azt, hogy életkor szerint osszuk el az alkalmazottakat, hanem próbáljuk meg egymáshoz közelebb hozni azokat, akiknek hasonló az érdeklődési körük (kivéve a pletykásokat, mert abból munka nem lesz).

Tehát, a stílusokat kell figyelni, mert vannak, akik ragaszkodnak a klasszikus íróasztal irodaszék kombóhoz, míg mások "ölni" tudnának egy jó álló munkaállomásért, mert ritkán ülnek, megint másoknak egy kanapé is megteszi, ahol fekve lehet dolgozgatni. A lényeg, hogy az irodában mindenkinek legyen egy helye és mindenki eldönthesse, hogy ahol van, az jó-e neki.

Teljesítményre hangolva

A mai vállalkozásoknak főleg képzett munkásokra van szüksége, akikben rengeteg a kapacitás, mert kreatívan gondolkodnak, jó a problémamegoldó-képességük, van kritikai érzékük, és tudják elemezni a különböző helyzeteket, ami egy elég magas szintet képvisel. A szinten tartást pedig a térrel, illetve a tér kihasználásával érhetjük el. A legoptimálisabb az, ha a klasszikus irodabútoroktól a modern megoldásokig mindent fel tudunk vonultatni, hogy mindenki olyan helyen dolgozhasson, ahol a legtöbbet tudja kihozni magából.

Az sem baj, ha a különböző tevékenységeknek külön-külön hely jut, például egy zártabb tér az alkalmazottak továbbképzéséhez, tárgyalóterem a meetingekhez és egyéb találkozókhoz és egy médiacenter, ahová bárki beugorhat pár percre, hogy megnézzen egy vicces videót vagy hallgasson egy kis zenét és mégse zavarjon senkit. A fő témakörök, amik köré érdemes ezeket a helyiségeket szervezni az együttműködés, a koncentráció, szociális- és magánszféra valamint a mindenes helyek (étkező).

Ezek után azt mondhatjuk, hogy a rugalmas munkaterület akkor jó, ha túllép a formákon és kiszolgálja a munkatársak igényeit, tehát inkább funkcionális és variálható, mint használhatatlanul szép. Ez segít nekünk abban, hogy a környezetünk kellően inspiráló legyen, de mégse vonja el a figyelmünk a feladatainktól és ez meg fogja változtatni az egyének viselkedését is, ami elengedhetetlen a magas szintű munkavégzéshez.