De milyen számlázó mellett tegyük le a voksunkat? A döntés korántsem olyan egyszerű, mint amilyennek elsőre tűnik. Mindenképpen érdemes időt szánni a választásra. Az alábbiakban ismertetjük a legfontosabb tudnivalókat a számlázóprogram-váltással kapcsolatban.
Fontos, hogy egyszerű legyen a váltás
Azért is kell körültekintőnek lenni a döntés során, mert egy ideális szoftverrel minimalizálható az adminisztrációs munka, valamint optimalizálható az ügyviteli folyamat. Jó hír, hogy bármikor lehet számlázó programot váltani. Akár év elején, akár év közben is sort keríthetünk erre.
Mindenképpen olyan szoftvert érdemes választani, mely egyszerűen kezelhető és átlátható felülettel rendelkezik, illetve megkönnyíti az átállást. Fontos, hogy csupán néhány gombnyomással importálhatóak legyenek a meglévő partner- és termékadatok.
Több számlázó programmal is rendelkezhet egy vállalkozó
A hatályos jogszabályok alapján több számlázó programmal is rendelkezhet egy vállalkozó, és korlátlan számú számlatömböt is létrehozhat. Azonban nem biztos, hogy érdemes több szoftvert használni, ugyanis minden egyes programot be kell kötni a NAV Online Számla rendszerébe.
Létezik olyan jogszabályi előírás, mely szerint a számlaszámok folytonossága online számlázás esetén is kötelező. Azonban ez csak akkor előírás, ha egyazon számlázóról beszélünk. Vagyis az új online számlázó programra váltáskor a számlák sorszámozása 1-től kezdődik.
A hatékony munkavégzéshez elengedhetetlen az automatizálás
Érdemes olyan program mellett dönteni, melyben automatizálható a számlák kiállítása és kiküldése, a NAV-adatszolgáltatás teljesítése, a bejövő számlák nyomon követése, a banki tranzakciók monitorozása, a fizetett bizonylatok rögzítése és a lejárt követelések behajtása. Továbbá fontos, hogy mindemellett automatizálható legyen az utalások és a számlák párosítása, valamint a riportok készítése a bevételekről és a kiadásokról. Mindemellett megkönnyíti a munkát, ha a vezérlőpult testre szabható.
Az említettek mellett arra is érdemes figyelni, hogy a kiválasztott online számlázó program az igényekhez illeszkedő extra funkciókkal is rendelkezzen, például pályázatfigyelővel, céginfóval, partnerfigyelővel és hirdetési megoldással.
Továbbá elengedhetetlen, hogy a rendszer a gyors és egyszerű számlázás mellett lehetővé tegye a könyvelők számára adott hozzáférést. Mindemellett azt is érdemes ellenőrizni, hogy az online számlázó program mobilverziója és jól működjön. Annak érdekében, hogy bárhol és bármikor ellenőrizhető legyen a számlázás, fontos, hogy a mobilverzió használata gyors és kényelmes legyen.
